Die Gemeinde Hopsten ist eine kleine Gemeinde mit 7.800 Einwohnerinnen und Einwohnern im nördlichen Tecklenburger Land im Kreis Steinfurt (NRW). Durch unsere Lage an der Nordspitze des Landes Nordrhein-Westfalen bilden wir das Tor nach Westfalen, in den Kreis Steinfurt. Seit 1975 bilden die Gemeinden Hopsten, Schale und Halverde die heutige Gemeinde Hopsten. Mit einer Gesamtfläche von 99,8 km² gehören wir flächenmäßig zu den größeren Kommunen im Kreis Steinfurt.
Wir beschäftigen derzeit rund 80 Mitarbeitende in den verschiedensten Aufgabenfeldern. Die Aufgabenfelder reichen von Verwaltungsaufgaben im Rathaus, über Tätigkeiten auf dem Bauhof und dem Abwasserbereich, bis hin zu pädagogischen Aufgaben in der OGS/ betreuten Schulzeit.
Wir suchen zum 01.08.2026 für den Fachbereich 1/ Leitung & Steuerung eine
Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d)
Ihr Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen
- Assistenz der Verwaltungsleitung
Vorbereitung von Schriftstücken, Koordination von Terminen und Empfang von Gästen, Bearbeitung der Postein- und ausgänge, Betreuung der Telefonzentrale, Vorbereitung repräsentativer Aufgaben und Unterstützung im Bereich der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit - Gremienarbeit und amtliche Bekanntmachungen
Vorbereitung und Aufstellung von Tagesordnungen und Schriftführung in den Sitzungen des Gemeinderates und der Ausschüsse, Durchführung von amtlichen Bekanntmachungen durch Redaktion und Auflage des Amtsblattes der Gemeinde Hopsten, Abrechnung von u.a. Sitzungsgeldern - Administrative Personalsachbearbeitung
Bearbeitung administrativer Personalprozesse vom Eintritt bis zum Austritt von Mitarbeitenden, Tätigkeiten zur Vorbereitung der Entgeltabrechnung, Überwachung und Durchführung der Zeiterfassung inkl. Abrechnung von Zuschlägen und Zulagen, Koordination von Mitarbeiterbenefits, Abrechnungen von Reisekosten nach dem LRKG, Statisiken
Änderungen im Aufgabenzuschnitt sind möglich!
Ihr Anforderungsprofil
- erfolgreicher Abschluss einer Ausbildung zum/ zur Verwaltungsfachangestellten, einen erfolgreich absolvierten Angestelltenlehrgang I oder als Quereinsteiger eine Ausbildung zum/ zur Sozialversicherungsfachangestellten, Steuerfachangestellten oder vergleichbar
- Fachkenntnisse im Arbeitsrecht, der Gemeindeordnung und der Bekanntmachungsverordnung wünschenswert
- umfangreiche Kenntnisse mit Office-Softwareprodukten
- Anwenderkenntnisse für die kommunalen Fachverfahren SD.NET, ABI.NET, LOGA3 und d.velop documents (Dokumentenmanagementsystem) wünschenswert
- Eigeninitiative und die Fähigkeit zu selbstständigem und lösungsorientiertem Handeln
- ausgeprägte Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein serviceorientiertes Auftreten
- hohe Loyalität, Integrität sowie ein ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit und Diskretion
- Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten (auch in den Abendstunden) im Rahmen der dienstlichen Erfordernisse
Was wir bieten!
- eine unbefristete Vollzeitstelle (39h/ Woche)
- eine attraktive Vergütung nach EG 8 TVöD-VKA, eine Jahressonderzahlung im November, leistungsorientierte Bezahlung (LOB) und vermögenswirksame Leistungen
- flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelungen
- 30 + 2 Tage Jahresurlaub (Heilig Abend und Silvester frei)
- regelmäßige Fort- und Weiterbildungsangebote
- selbstständiges, eigenverantwortliches Arbeiten
- eine durch den Arbeitgeber finanzierte betriebliche Altersvorsorge bei der kommunalen Versorgungskasse Westfalen-Lippe
- eine betriebliche Krankenzusatzversicherung mit attraktivem Versicherungsschutz
- Gutscheinkarte zum Einkaufen, Tanken usw..
- JobRad-Modell und weitere Angebote der Gesundheitsförderung